Hoe ik me voorbereid
Vóór elke afspraak met een client, nadat ik het verslag van het vorige gesprek heb doorgelezen, sluit ik altijd even mijn ogen en vraag mezelf: “hoe gaat het eigenlijk met mij?”.
Een momentje om even een pas op de plaats te maken en mijn accu op te laden. Het geeft me informatie over mijn emoties, gedachten en hoe het fysiek met me gaat.
Daarna stel ik me in gedachte mijn client voor. Ik zie voor me wat er meestal gebeurt tussen mij en de client. Het helpt mij om de relatie tussen ons voor ogen te krijgen, los van wat wij inhoudelijk bespreken met elkaar of de oefeningen die we doen. Hoe reageert de client steeds op mij? Wat doet dat met mij? Wat betekent dat voor de client in andere (werk)relaties?
Tijdens de sessies merk ik dat ik profijt heb van deze voorbereiding; ik ben er qua concentratie helemaal bij en ik vind op cruciale momenten de juiste woorden om een onderliggend thema bespreekbaar te maken. Ik kom met cliënten op een essentiëler niveau uit.
Hoe bereid jij je voor op de gesprekken of overleggen die jij voert? Bereid je je inhoudelijk voor? Bereid je je mentaal voor op wat er gaat komen? Laat je het juist graag op je afkomen?
Het afgelopen decennium hoor ik managers en professionals klagen over en balen van de grote hoeveelheid vergaderingen in hun werk. Omdat ze van het ene overleg in het andere gaan, hebben ze geen tijd om:
Zich voor te bereiden op wat ze willen bespreken, wat ze daar van vinden, wat hun ideeën daarbij zijn en daardoor:
Goed te reageren op wat er tijdens het overleg gebeurt
Tussen de overleggen bij te tanken, nieuwe energie op te doen. Ze raken vermoeid en daardoor missen ze overzicht en concentratie en vergeten ze wat er besproken is.
Acties of voornemens die in het overleg zijn genomen, uit te zetten of (op zijn minst) te laten bezinken.
Toe te komen aan hun 'eigenlijke' werk
Dit is een enorm tijdverlies en een inefficiënte manier van werken. Niet in de laatste plaats doordat er geen tijd is om de accu tussentijds op te laden. Accu-energie die nodig is om scherp en geconcentreerd te zijn. Om overzicht te hebben zodat je alles uit een overleg haalt.
Accu-energie die maakt dat je in een overleg prikkelende vragen stelt, mensen erbij betrekt, discussies kunt samenvatten, herhalingen kunt voorkomen of kunt ombuigen naar besluiten en acties, etc.
Laatst zei een client dat ze zo moe was, dat ze alles wat er in een overleg gezegd werd, maar meeschreef. Zo kon ze het later teruglezen, zei ze. Dit was hoe zij nog grip op de zaak probeerde te krijgen.
Haar gevoel van controle, echter heel inefficiënt (het schrijven kost veel tijd, net zoals het teruglezen én ze neemt minder deel aan het gesprek/de discussie/de besluitvorming).
Hier wat tips:
Check voordat je een overleg initieert of accepteert, wat jij eruit wilt halen en waar het over zal gaan. Het houdt je scherp op je prioriteiten.
Als je bij een overleg wil of moet zijn, maar je agenda zit vol, vorm een duo met een collega; je kunt om en om aanwezig zijn en de belangrijkste beslissingen achteraf met elkaar delen.
Bereid je niet alleen inhoudelijk maar ook mentaal voor op een overleg: wie zitten er bij? met welke houding wil ik hier zitten? wat is mijn uiteindelijke doel hier? maar ook: hoe blijf ik fris en energiek tijdens het overleg?
Geef bij aanvang van een overleg aan op welk tijdstip (10 minuten voor de geplande eindtijd) je wilt afronden.
Zo heb je 10 minuten de tijd (= kwaliteit!) om voor jezelf na te gaan wat er besproken is, om eventueel afgesproken acties uit te zetten, rustig naar het toilet te gaan en vervolgens je inhoudelijk en mentaal voor te bereiden voor het volgende overleg.
Laten we fris en geconcentreerd naar elk volgend overleg gaan!
Energieke groet, Anita
PS als je merkt dat je tussen afspraken niet meer goed kunt opladen en enorme onrust ervaart, ga niet meer reactief mee in de vaart der volkeren, maar grijp in. Vraag een gesprek aan om te kijken wat ik online voor je kan betekenen (met onder andere handvatten voor beter slapen en opladen).
Deze nieuwsbrief is voor hardwerkende topmanagers en professionals bij het voorkomen of herstellen van een burn-out en vervolgens werkplezier, gezondheid en vitaliteit in het DNA van hun organisatie te brengen.
